Alle kender ordet protokol. Kontoransatte hører det regelmæssigt under møder, politibetjente bruger det i deres professionelle aktiviteter, og statschefer og diplomater er tvunget til at overholde de regler, der er dikteret til dem. Hvad er en protokol? Vi finder ud af det nedenfor.
Betydningen af begrebet protokol
Som et betydeligt antal andre udtryk har dette ord flere betydninger. Det hele afhænger af det aktivitetsfelt, hvor det ønskede koncept anvendes. Så vi vil overveje de mest almindelige situationer, når det er sædvanligt at tale om en protokol.
Hvis vi taler om erhvervsmiljøet, er protokollen et dokument, der beskriver begivenheden (møde, møde, bestyrelse osv.).
Vi nævnte allerede ovenfor om politiet, der også ofte udarbejder et lignende dokument. I dette tilfælde antydes kendsgerningen om en forbrydelse eller en lovovertrædelse.
I det internationale format er en protokol et sæt regler, der skal følges på officielle møder mellem regeringsembedsmænd og diplomatiske embedsmænd. Der er for eksempel en protokol for møder mellem statsoverhovedene eller et besøg hos præsidenten.
I denne artikel vil vi dog fokusere på begrebet forretningsprotokoller.
Mødeminutter
Forretningsmøder er en integreret del af alle processer i et forretningsmiljø. De kan passere officielt under hensyntagen til den aftalte tid og kun i kontorbygningen. Uformelle forretningsdatoer er også meget populære. I det andet tilfælde kan du gøre det uden protokolbekræftelse af samtalen. Hvis mødet er officielt, skal det være skriftligt i overensstemmelse med alle regler.
Protokollen opbevares af en sekretær eller en anden person med en sådan myndighed. For at holde trit med samtalen, prøv at finde ud af en omtrentlig liste over spørgsmål, der vil blive drøftet på mødet. Tilstedeværelsen af en stemmeoptager vil ikke være overflødig, så man ikke går glip af detaljerne, fordi protokollen er en meget detaljeret beskrivelse af en forretningsbegivenhed.
Navnene på de tilstedeværende såvel som fraværende skal registreres. For dig selv kan du lave notater om placeringen af alle, der kom til mødet, så forfatterskabet til visse ord kan angives uden fejl.
I begyndelsen af hvert møde bestemmes rækkefølgen af behandlingen af emner. Sørg for at skrive det ordret.
Hvis mødet havde en afstemning, skal du angive dets resultater (hvor mange mennesker stemte for, og hvor mange stemte imod). I tilfælde af, at der var et lille antal mennesker til stede på mødet, har du også muligheden for at notere alle vælgeres navne og efternavne.
Afsæt ikke udførelsen af protokollen i en lang boks, for i løbet af denne tid kan du glemme detaljerne i mødet.
Forhandlingsprotokol
Forhandlinger adskiller sig fra et almindeligt forretningsmøde, da de normalt diskuterer et eller et par spørgsmål, der spiller en stor rolle for begge parter. I dette tilfælde er protokollen en mulighed for at ordne alle nuancerne i samtalen og parternes krav. Det problem, der ikke altid overvejes, løses umiddelbart efter de første forhandlinger, så direktører eller andre ansatte har brug for tid og komplet information om mødet.
Forhandlingsprotokollen udarbejdes efter samme princip som ethvert forretningsdokument.
Det er nødvendigt at angive datoen for den beskrevne begivenhed, dokumentnummeret og den fulde version af navnet. Det følgende er en introduktion, der nødvendigvis angiver listen over deltagere og de vigtigste emner til diskussion.
I hoveddelen er information normalt opdelt i tre dele: "lyttet", "talte, " "besluttet." I den fulde version af protokollen citeres ordene for alle højttalere ordret. I nogle tilfælde duplikeres også et uddrag fra protokollen, der duplikerer en bestemt del af den.
