Protokollen fra mødet er et dokument, der afspejler alle de vigtige beslutninger fra denne begivenhed. Forkert udkast, både med hensyn til mening og design, kan medføre, at deltagerne i mødet bestrider det. Derudover er der den potentielle risiko for at træffe forkerte beslutninger om forvaltningen, hvis protokollen fra produktionsmødet indeholder vildledende oplysninger. Korrekt ordne det vil hjælpe et sæt enkle anbefalinger.
Teksten til dette dokument indeholder normalt to dele: indledende og vigtigste. Protokollen fra mødet (dets første halvdel) indeholder en beskrivelse af de vigtigste parametre for begivenheden: position, fuldt navn deltagere, formand og sekretær. Når en af de tilstedeværende har en særlig status (inviteret, ekspert, observatør osv.), Bemærkes dette også i dokumentet. Hvis mødet blev besøgt af mange mennesker, kan mødereferatet indeholde data om dem på et separat ark, hvilket er en uadskillelig anvendelse af dokumentet. Det indledende afsnit slutter med en dagsorden, der indeholder en liste over de behandlede spørgsmål. Det er ønskeligt at arrangere dem i betydning, men der kan dog være andre faktorer, der påvirker stedet på listen over spørgsmål. For eksempel kan dagsordenens struktur afhænge af det logiske forhold mellem en del af dets emner eller ansættelsen af personer, der deltager i begivenheden. Selve dokumentet udføres på brevhovedet til organisationen (dens enhed), det skal angives, når mødet fandt sted.
Protokollen fra mødet i hoveddelen skal svare til den indledende. Navnlig bør dens punkter gå i samme rækkefølge som på dagsordenen. Algoritmen til konstruktion af en tekst, der fanger information om hvert dagsordenelement, er som følger: "lyttet", "talte", "besluttet". Hovedreglen i denne del af protokollen er, at den ikke bør omdannes til en slags transkription.
Navnlig beskriver det "lyttede" underemne, hvem der var hovedtaleren om emnet, hvad han foreslog som et resultat af sin tale. For talere angiver deltagerne også, hvem der sagde, hvad de foreslog. Afgørelsen fastlægger den endelige holdning hos flertallet af mødedeltagerne. Hvis det blev vedtaget ved afstemning, skal det angives, hvor mange mennesker der var for det, hvor mange der var imod det, samt antallet af hverken / eller. Afhængig af vigtigheden af de diskuterede emner kan fulde navne anføres. mennesker, der har taget denne eller den holdning.
Mødets protokol er udarbejdet af sekretæren, selve dokumentet er underskrevet af udøvende direktør og mødeleder. Kilden til information til dens kompilering er håndskrevne kladder, noter lavet ved hjælp af en stemmeafspiller, transkripter. Hvis løsningen af spørgsmål, der blev identificeret under mødet, kræver myndighed af en højtstående embedsmand, der ikke deltog i mødet, kan der gives yderligere godkendelse til afgørelser truffet af dette chef. Den underskrevne og registrerede protokol kan sendes både som et enkelt dokument og i form af uddrag til embedsmænd, som kun en del af spørgsmålene gælder for.
