En begivenhed betyder et møde planlagt og afholdt med deltagelse af en gruppe mennesker: en ferie, et forretningsmøde, en sportsbegivenhed, en børnefest, en reklamekampagne osv. Da arrangementet oftest deltages af et stort antal deltagere, er det ekstremt vigtigt at tage sig af sikkerheden for alle de inviterede, såvel som at de var komfortable, ingen kede sig, at der ikke var nogen klager over menuen, kunstnerens optræden, mødelokalets design osv. For at undgå ubehagelige overraskelser skal du være forsigtig Men for at forberede.
Begivenhedsforberedelse begynder med planlægning. Det er bedre at bekymre sig om, hvordan man planlægger begivenheden på forhånd. Jo mere tid der er tilbage til en markant dato, jo flere muligheder for at tænke over, veje, undgå fejl og negativ feedback fra deltagerne. Planerne udarbejdes i overensstemmelse med begivenhedens detaljer, men der er generelle anbefalinger til planlægning.
Hvad skal man planlægge
Først og fremmest målet. Der afholdes ikke noget som sådan. Virksomhedsledere ønsker at opnå visse resultater: dannelse af en erhvervskultur, promovering af varer på markedet, udvidelse af platforme for erhvervslivet, stævning af medarbejdere, fejring af jubilæum (officiel anerkendelse af hans fordele for virksomheden) osv. Det vigtigste er, at målet skal være konkret, klart formuleret og opnåelig. Sammen med formålet bestemmes også type arrangement (buffet, picnic, ferie i vandland osv.).
Den næste fase i planlægningen er budgettet. Uanset hvor hårdt arrangøren prøver, vil det ikke være muligt at realisere alle kreative ideer, hvis budgettet ikke tillader dette. Derfor skal du beslutte finanser, inden du beslutter, hvordan du udarbejder en handlingsplan.
Følgende poster overvejes:
- antal og køn på gæster (nødvendigt for at lave menuen, valg af drikkevarer);
- sted for begivenheden;
- design og teknisk udstyr;
- transport (hvis begivenheden er væk);
- foto- og videooptagelse;
- invitation af værten, kunstnere;
- præmier og gaver;
- Mediedækning af begivenheden (hvis nødvendigt).
spørgeskemaer
Når du har afklaret ovenstående spørgsmål, kan du begynde at udarbejde spørgeskemaer til de inviterede. Så det vil være lettere at tage hensyn til gæsternes ønsker. I henhold til resultaterne af undersøgelsen skal du muligvis foretage justeringer af planen og estimere. Vi tilbyder en omtrentlig liste over spørgsmål:
- Har du planer om at deltage i arrangementet?
- Hvis du ikke planlægger at deltage i begivenheden, hvorfor af hvilken grund?
- Hvordan fandt du ud af om begivenheden?
- Hvordan var tilmeldingen til deltagelse i arrangementet (meget enkel, enkel, uden problemer, med mindre vanskeligheder, vanskeligheder)?
- Har du ønsker på menuen?
- Hvem betaler for din deltagelse i begivenheden?
- Hvilke emner, diskussionsspørgsmål er du interesseret i?
- Har du spørgsmål til begivenheden, hvilke?
- Har du spørgsmål til arrangøren af begivenheden, hvilke?
- Hvordan vil du modtage information om begivenheden (adresse, e-mail, telefon)?
- Andet.
Spørgsmål justeres afhængigt af type og indhold af begivenheden. Det vigtigste er at udarbejde et spørgeskema, så arrangøren får alle de svar, der interesserer ham. Dette vil hjælpe med at bestemme, hvordan man udarbejder en handlingsplan, for at undgå alle slags misforståelser. Så muslimske forretningspartnere under banketten vil ikke røre svinekød (hvilket betyder, at menuen skal indeholde retter fra kylling, kalkun), og vittighederne fra det førende selskabsparti kan for nogle mennesker synes ikke være sjove. Naturligvis skal undersøgelsen være anonym.
Efter at informationen er indsamlet, fortsætter medarbejderen direkte til forberedelsen af planen.
Sådan planlægges en begivenhed: et eksempel
Planformularen er udviklet i overensstemmelse med GOST R 6.30-2003 “Unified documentations systems. Enhedssystem med organisatorisk og administrativ dokumentation. Krav til papirarbejde. " Traditionelt viser planen de typer arbejde til forberedelse og gennemførelse af begivenheden, tidsfristerne og de ansvarlige. Ved begyndelsen af dokumentet skal navnet på organisationen og dokumenttypen til godkendelse, dato, nummer og sted for forberedelse af dokumentet, godkendelsesstempel. Separat udarbejdet økonomiske dokumenter, godkendelsesark og fortrolighed med dokumentet. I en skematisk oversigt ser det sådan ud:
|
Jeg godkender det --------------- --------------- (stilling som leder af virksomheden) ------------------------------------- (Fuld navn) (Underskrift) |
|||
|
Handlingsplan til forberedelse og adfærd -------------------------------------------------- ---- (begivenhedsnavn) |
|||
|
Datoer: Sted: Formålet med begivenheden: |
|||
| nummer | Typer af arbejde | periode | ansvarlig |
| 1. | Oprettelse af organisationskomitéen | 2014/12/15 | Fuldt navn |
| 2. | Udarbejdelse af et kulturelt program | 2014/12/15 | Fuldt navn |
| 3. | … | ||
Planen kan også indeholde kolonner "resultater" og "noter".
Den udarbejdede plan drøftes med virksomhedsledelsen, godkendes og formidles til medarbejderne. Ansvarlige personer lægger deres underskrifter på fortrolighedsarket og modtager en kopi af planen. Derefter spørgsmålet: "Hvordan udarbejdes en handlingsplan?" betragtes som lukket.
Som regel afholdes begivenheder flere gange om året, så en event manager eller anden specialist er nødt til at udarbejde en årlig handlingsplan. Hvordan udarbejder du en handlingsplan for året?
Årsplan
Inden du fortsætter med udarbejdelsen af den årlige plan, skal du analysere virksomhedens aktiviteter for det forløbne år. Baseret på resultaterne af det analytiske arbejde udarbejdes en rapport, hvis indhold vil sætte mål for de næste 12 måneder. Begivenhederne, der afholdes i det nye kalenderår, skal sigte mod at nå netop disse mål.
Begivenheder er planlagt efter måned. Hvor mange arrangementer der skal gennemføres hver måned - virksomheden beslutter. Det hele afhænger af målene og presserende problemer. Engangs, periodiske og løbende aktiviteter overvejes. Engangshændelser inkluderer især køb af udstyr fra et udenlandsk selskab. Den aktuelle begivenhed afholdes også en gang, men tager længere tid. Periodiske begivenheder gentages med et specifikt tidsinterval. Dette kan være personaleudvikling (konferencer, seminarer, webinarer), udvikling og implementering af projekter, firmaarrangementer og mere. Alle begivenheder skal være logisk konsistente med hinanden om gennemførlighed, emne og tidspunkt for begivenheden.
Årlig planform
Årsplanen udarbejdes i form af en generel arbejdsplan eller tidsplan. Nogle gange er begge indstillinger passende (f.eks. Hvis kunstnerne arbejder i forskellige organisationer). Lad os overveje disse typer planer mere detaljeret.
I den generelle årsplan noteres serienummer, begivenhedens navn, frister, resultater, ledere og en note. Kapitlet “Resultat” viser produktet fra specialistenes aktiviteter: en proces- eller mekanismediagram, et afsluttet projekt, en rapport, en pakke med dokumenter osv.
| nummer | Begivenheds navn | resultater | periode | kunstnere | noter | ||||
| begyndelsen | slutter | Ltd | JSC | UAB | |||||
| 1. | International konference | Samling af abstracts | 15.01 | 17.01 | Fuldt navn | Fuldt navn | Fuldt navn | Studerende ved specialiserede universiteter er involveret | |
| 2. | Præsentation af en ny sort ost | Rapport om præsentationen af en ny sort ost | 16.02 | 17.02 | Fuldt navn | Fuldt navn | Fuldt navn | Virksomheders teknologer er involveret | |
| 3. | … | ||||||||
Når man udarbejder en tidsplan, angives aktiviteter for hver måned. Krydset mellem begivenhedens navn og måneden er malet. Et dokument kan se sådan ud:
| nummer | Begivenheds navn | resultater | kunstnere | 2014 år | noter | ||
| januar | februar | marts | |||||
| 1. | International konference | Samling af abstracts |
Ltd JSC UAB |
||||
| 1.1. | Forberedelse af et nyhedsbrev | Informationsbrev | Kontorchef | ||||
| 2. | Præsentation af en ny sort ost | Rapport om præsentationen af en ny sort ost | |||||
| 2.1. | Forberedelse af brochurer | brochurer | Marketing afdeling | ||||
Ud over den årlige plan udvikles der en begrundelse for foranstaltninger, rapporterings- og kontrolformularer samt bilag. Ansøgninger inkluderer:
- finansielle poster;
- kommunikationsplan; anden begivenhedsstøtte;
- risikoanalyse.
Alle ovenstående planer er til voksne. Men forskellige arrangementer afholdes med børn. Mønstrene til at lave planer for fyrene er omtrent det samme, men der er nogle funktioner.
Hvordan man laver en handlingsplan for børn
Begivenheden for unge borgere adskiller sig fra den for voksne, primært, uddannelsesmæssig og (eller) sundhedsforbedrende orientering. Ansvarlige er udpegede lærere, psykologer, underholdere, bibliotekarer, rådgivere i sundhedslejre og andre specialister, der arbejder med børn. Specifikationerne for begivenheden afhænger af børnenes alder og de indstillede opgaver. Overvej funktionerne ved begivenhedsplanlægning i en børnehave, skole, bibliotek og rekreationslejr.
førskole
Børnehaveaktiviteter er en del af den årlige plan. Leveret til:
- matinees (tematiske og feriedatoer);
- sportsferie;
- dage og uger med sundhed (inkluderer forskellige aktiviteter);
- forældremøder osv.
For hver af disse aktiviteter udarbejdes en plan eller et scenarie, der er godkendt af lederen og aftalt med hendes stedfortræder. Angiv navnet på begivenheden, formålet, opgaver, tid og sted for begivenheden, udstyr, inventar, begivenhedens forløb (i scriptet) og de ansvarlige. Her er et eksempel på at designe en handlingsplan for Sundhedsdagen:
|
Jeg bekræfter: leder af --------------- (Fuld navn) "____" ______________ 2014 |
|||
|
aftalt: Vicechef for OIA ------------------------------ (fuldt navn) "____" ______________ 2014 |
|||
| Handlingsplan for sundhedsdagen (dato) | |||
| Tid og sted | Begivenhedsnavn | Gruppen | ansvarlig |
|
8.00 - 8.30 Sportsplads |
Morgengymnastik | Alle grupper | Gruppepædagoger |
|
10.00 -10.30 Sportshal |
Relæ-løb | Seniorgruppe | Fysisk uddannelsesinstruktør, gruppeunderviser |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 swimmingpool |
Sports fritid "Neptune kom til os" | Mellemgruppe | Svømmeinstruktør, sygeplejerske, gruppeunderviser |
| I løbet af dagen | Fotoreportage fra sundhedsdagen | Alle grupper | Gruppelærere, assistentlærere |
Afhængig af begivenhedens specifikationer kan de forventede resultater indikeres (reduktion i forekomsten af elever, dannelse af en sund livsstil hos børn, en stigning i niveauet for forældres pædagogiske kultur osv.).
Scenariet for begivenheden for børnehaver er spil, forestillinger baseret på eventyr, tryllekunst, attraktioner. Det er vigtigt, at ferien er interessant, sjov, levende og vigtigst af alt - nyttig for børn.
skole
Aktiviteter for studerende er planlagt i skoleåret og i ferien. Handlingsplanerne udarbejdes af hovedlærer, klasselærer, fysisk underviserlærer, organiserende lærer og psykolog. De planer, der er udarbejdet af lærerne, kontrolleres og godkendes af lederen. Målene og målene for begivenheden er planlagt, forventede resultater, de ansvarlige udpeges. Når man laver planer, tages børnets alder, deres interesser, problemer i klassen (akademisk præstation, adfærd, forhold i teamet osv.) Samt objektive faktorer (sæson, type bosættelse, især terræn, klima osv.) Med i betragtning, mindeværdige datoer. I overensstemmelse med dette afholdes begivenheder om temaerne "Riddere og prinsesser", "Bekendskab til det musikalske teater", "Sommerens ferie", "De kæmpede for hjemlandet" og andre. Det vigtigste er, at børn skal være interesserede. Eleverne selv er også med på at forberede og planlægge begivenheden. Hvordan laver man en handlingsplan? Prøven er vist i tabellen.
|
Jeg godkender det Rektor nr. --------------------------- (fuldt navn) |
||||
| Efterårsferie uddannelsesplan | ||||
| nummer | foranstaltning | dato | klasse | tid |
| 1. | Besøg i Musical Comedy Theatre | 2013/10/28 | 11 | 4 p.m. |
| 2. | Operation Cure a Book | 2013/10/29 | 5-6 | 12, 00 |
| 3. | … | |||
Børnebibliotek
Bibliotekets personale sørger for, at børn læser mere og elsker bøger. Med henblik herpå afholdes litterære aftener, quizzer, auktioner osv. Hvordan kan man udarbejde en handlingsplan på biblioteket? Dette arbejde udføres i flere faser. Temaet for begivenheden vælges, dens formål og aldersmålretning bestemmes. I overensstemmelse med deltagernes alder vælges litterære værker, der udarbejdes et script.
Bibliotekarer glemmer ikke reklame: plakater, foldere, invitationer er lavet. Et vigtigt punkt er forberedelse af illustrativt materiale. Selve begivenheden optages, analyseres og promoveres i medierne. Planformen kan være noget lignende:
| nummer | Begivenhedsformular | Begivenhedsnavn | Publikum | Datoer |
| 1. | festspil | Valentinsdag | Gymnasieelever | 14.02 |
| 2. | Spørgsmål og svar aften | "Hvem kender flere historier?" | Børnehaver og grundskoleelever | 18.03 |
| 3. | … |
